Vett och etikett vid mail eller e-post

E-post eller e-mail eller kort och gott mail, kräver vett och etikett.
Alltmer kommuniceras via mail, offerter, kundkontakter, gratulationer, jobbansökningar. Det är bara början på listan och detta kräver artighet och eftertanke. Läs mer.

Innehåll

E-post eller mail

Tips för mer effektiv e-post

Tänk som om du är mottagaren

Skrivregler

Ställ en fråga om vett och etikett

E-post eller mail

E-post är till för korta meddelanden som inte kräver långa förklaringar.
Behöver du diskutera eller till exempel ge mer information, ring eller boka ett möte istället vid dessa tillfällen.
Skriv kort, strukturerat och meddela i ärenderaden vad du önskar att mottagaren ska göra.
Förvänta dig inte svar omedelbart, det kan ta tid för mottagaren att läsa.
Sänd endast ditt meddelande till de som verkligen behöver det.
Låt bli knappen ”svara alla” och kopiera inte till allt och alla.
Tänk som du skulle gjort med ett vanligt brev.
Svara inom 24 timmar är en generell oskriven regel, men självklart måste det variera beroende på ärende.
Om brevet är personligen ställt till dig, hör det till god ton att svara.
Aktivera autosvar eller vidarebefordring när du är borta längre perioder och inte läser din e-post.
Där ska det stå när du är tillbaka och vem man kan vända sig till under tiden du är borta.
Förväntas du själv svara inom utsatt tid, men hinner inte - skicka en bekräftelse på att du fått brevet och säg när du räknar med att svara.
Tillbaka till innehåll

Tips för mer effektiv e-post

Grundregeln att vara artig och professionell.
Det är lika viktigt att uppträda korrekt och affärsmässigt i e-postkontakter som i övrigt i på jobbet eller privat.
Välj ett vårdat språk och ett bra tonläge, som är anpassat till mottagaren och sammanhanget.
Kontrollera alltid e-postadressen innan du skickar iväg något.
Var sparsam med att bifoga dokument.
Dels tar det tid att läsa igenom allt, dels tar det ofta tid att öppna filer, ”tunga” bilder, illustrationer.
Undvik att begära läskvitto på ditt meddelande, det stressar ofta mottagaren.
Tillbaka till innehåll

Tänk som om du är mottagaren

Tänk efter hur du skulle göra med ett vanligt brev, gör lika vid e-post.
Uppvaktningar, grattis och kondoleanser uppskattas, men kanske mindre via mail.
Det är bättre och mer uppskattat med ett kort eller samtal.
Undvik skämt som kan missuppfattas.
Skriv inte e-postbrev när du är arg på någon, det kan bli väldigt fel.
Offentligt anställd, överväg om meddelandet ska diarieföras.
Samma regler för diarieföring gäller för e-post som för vanlig post.
Använd gärna e-posten för att bekräfta en överenskommelse via telefon. Då ger du ett skriftligt underlag.
Tillbaka till innehåll

Skrivregler

Skriv kort - både för din egen skull och andras.
Glöm inte att det du skriver kan lätt bevaras och användas emot dig.
Dela upp långa texter, dela gärna in i stycken och sätt rubriker så blir det mer lättläst.
Skriv tydliga ämnesrubriker, korta och tydliga ämnesrubriker underlättar för läsarna att se vad du skriver.
Undvik VERSALER (stora bokstäver) när du skriver.
Att använda VERSALER kan tolkas som om du är upprörd eller skriker.
Den opersonliga och anonyma miljön på Internet kan ibland få människor att skriva saker de aldrig skulle drömma om annars.
Var försiktig med offentliga uttalanden och hur du skriver dem.
Är du arg, vänta med att skriva till dess att du är mer neutral.
Är du tveksam, innan du skickar, be någon annan läsa det du skrivit.
Överväg alltid en liten stund innan du klickar på sänd.
Tillbaka till innehåll

©Er Man AB. Mångfaldigandet av denna text, helt eller delvis, är enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt förbjudet utan medgivande av Er Man AB och Mats Danielsson

Boka en privatlekion i vett och etikett >>

Dödsfall och begravning, all vett och etikett >>
Kläder på begravning, vett och etikett >>
Barn på begravning vett och etikett >>

@ 2019-, Er Man AB | info@etikettdoktorn.se | webbplatsöversikt